Het contract is opgesteld, maar het belangrijkste ontbreekt: de handtekening. De gevolgen kunnen ernstig zijn. Er zijn tal van redenen waarom het ondertekeningsproces zich voortsleept en de gevolgen zijn vaak fataal en kostbaar.
Als een handtekening ontbreekt op een contract, komt het werkproces tot stilstand. In opdracht van Francotyp-Postalia (FP) heeft een onafhankelijk marktonderzoeksinstituut 1.004 werkgevers en werknemers en zelfstandigen uit 38 bedrijfstakken ondervraagd over de afhandeling van documenten en handtekeningen in hun bedrijf en over digitale handtekeningen.
66 procent van de Duitse bedrijven heeft al te maken gehad met vertragingen als gevolg van een ontbrekende handtekening. Een op de vijf bedrijven ziet zelfs een duidelijk verband tussen de duur van het ondertekeningsproces en het mislukken van een zakelijke overeenkomst. 51 procent van de bedrijven mist regelmatig deadlines doordat handtekeningen ontbreken. Hoe langer een offerte beschikbaar is voor ondertekening, hoe groter de kans dat deze niet wordt ondertekend: 36 procent van de bedrijven loopt hierdoor regelmatig inkomsten mis.
Een document dat per post wordt bezorgd, wordt in 55 procent van de gevallen binnen een week ondertekend en teruggestuurd. Voor meer dan een kwart van de bedrijven duurt het slechts twee tot drie dagen. Bijna een op de acht bedrijven wacht echter twee weken op het ondertekende document.
Omdat het internet berichten sneller kan bezorgen, wacht een derde van de bedrijven twee tot drie dagen op een handtekening per e-mail. Meer dan een kwart krijgt het document binnen een dag terug. Voor één op de vijf duurt het zelfs maar een paar uur. Digitale handtekeningen zijn nog sneller. 28 procent krijgt het document binnen enkele uren of na één dag terug, en voor meer dan een kwart is de handtekening binnen twee tot drie dagen beschikbaar.
Excuses als het weer eens langer duurt…
De marktonderzoekers vroegen ook naar de meest voorkomende redenen voor vertraagde handtekeningen. De deelnemers aan de studie denken dat ten minste 31 procent van de gevallen smoesjes zijn. Hieronder volgt de top tien van excuses, waarbij meerdere antwoorden mogelijk zijn:
- 1. Openstaande kwesties die nog moeten worden opgelost (36 procent)
- 2. Interne beoordeling van document nog in behandeling (36 procent)
- 3. Beschikbaar voor verantwoordelijke persoon die nog geen feedback heeft gegeven (34 procent)
- 4. De medeondertekenaar is/was met verlof (34 procent)
- 5. De medeondertekenaar is/was ziek (26 procent)
- 6. De medeondertekenaar is/was niet op kantoor vanwege zakelijke afspraken (24 procent)
- 7. De medeondertekenaar heeft het document over het hoofd gezien (13 procent)
- 8. Weet niet/geen antwoord (11 procent)
- 9. De verantwoordelijkheden binnen het bedrijf zijn (nog) niet duidelijk (8 procent)
- 10. Het document is zoekgeraakt binnen het bedrijf (6 procent).
Meer dan een op de vijf bedrijven moet achteraf een telefoontje plegen om de handtekening te krijgen voor een op de tien aanbiedingen. Voor één op de negen geldt dit zelfs voor 41 tot 50 procent van alle aanbiedingen. Bijna een derde van de bedrijven ontvangt per e-mail een OK terug voor een tiende van hun offertes die als pdf per e-mail waren verzonden, maar zonder handtekening onder het document.
Voor elk tiende bedrijf raken de verantwoordelijke contactpersonen in tot 50% van de gevallen het spoor bijster wanneer een document door meerdere partijen moet worden medeondertekend. Van degenen die digitale handtekeningen gebruiken, bevestigt een op de zeven dat aanbiedingen grondiger worden gelezen wanneer wordt aangedrongen op een handtekening.