Het archiveren van digitale documenten is een steeds noodzakelijker praktijk in een wereld als de onze, waar de technologie langzaam de traditie verdringt. Analoge documenten, d.w.z. papieren documenten, worden steeds zeldzamer, omvangrijker en minder milieuvriendelijk. Niet alleen dat, maar digitalisering bespaart ons ook kostbare tijd doordat we niet meer naar dit of dat belangrijke document hoeven te zoeken onder een lange stapel papierwerk. Met één klik hebben we alles wat we nodig hebben binnen handbereik, zonder al te veel moeite, met al onze bestanden netjes opgeslagen op onze computer.
Daarom is het in deze tijd belangrijk om te weten wat de meest geldige methoden en hulpmiddelen zijn om digitale documenten op een veilige en duurzame manier te archiveren. Dit is een vraag die we samen zullen proberen te beantwoorden in deze gids, die zich richt op de beste programma’s die beschikbaar zijn voor het archiveren van digitale documenten. Dankzij het gebruik ervan kunnen we documenten niet alleen opslaan, maar ook catalogiseren, ordenen en beheren, of ze nu van papieren oorsprong zijn of rechtstreeks in digitaal formaat op een pc zijn geboren.
Digitale documentarchivering: de meest gebruikte methoden
Zoals u inmiddels wel begrepen zult hebben, bestaan er verschillende benaderingen voor het archiveren van digitale documenten, die stuk voor stuk heel valide zijn. Voordat we zelfs maar de populairste hulpmiddelen op de markt identificeren, moeten we dus begrijpen welke opties ons ter beschikking staan. In principe zijn er twee hoofdcategorieën: digitale archivering op locatie en digitale archivering in de cloud.
Bij de eerste wordt gebruikgemaakt van fysieke elektronische archieven die worden beheerd door speciale software, terwijl bij de tweede documenten worden opgeslagen op externe platforms met behulp van cloudtechnologie. Hieronder zullen wij de belangrijkste opslagsystemen schetsen en hun specifieke kenmerken en de onvermijdelijke verschillen analyseren.
HHD en SSD
De bekendste en meest verspreide digitale opslagsystemen in het verleden waren ongetwijfeld harde schijven, d.w.z. magnetische massaopslagapparatuur. Afhankelijk van hun capaciteit kunnen zij grote hoeveelheden gegevens, programma’s en zelfs besturingssystemen opslaan. Ze zijn meestal geïnstalleerd en klaar voor gebruik in computers, zowel laptops als desktops, maar het is ook mogelijk om externe exemplaren te kopen. Deze laatste zijn draagbaar en tamelijk licht, en zijn geschikt voor wie ze van de ene locatie naar de andere moet dragen en ze moet koppelen aan verschillende apparaten, bijvoorbeeld om van huis naar kantoor te pendelen.
De laatste jaren worden ook steeds vaker SSD’s, d.w.z. solid state drives, gebruikt. In plaats van de meer traditionele magnetische platters gebruiken zij een nieuwer type solid state geheugen. Ze maken veel minder lawaai dan HDD’s en zijn veel sneller in het lezen en beheren van gegevens, en minder gevoelig voor breuk. Anderzijds zijn ze veel duurder dan harde schijven, hoewel hun populariteit de opkomst van meer betaalbare producten mogelijk maakt.
geheugenkaarten en USB-sticks
USB-sticks zijn ook een populaire methode voor de opslag van digitale documenten voor particulieren en bedrijven, vooral omdat ze het mogelijk maken om documenten snel en gemakkelijk te vervoeren. Helaas hebben de meeste USB-sticks echter zeer weinig opslagruimte beschikbaar. Fysiek zijn ze ook kwetsbaarder dan HHD’s en SSD’s, en daardoor gevoeliger voor slijtage en onbedoelde schokken die ze onbruikbaar kunnen maken en er in het ergste geval toe kunnen leiden dat we al onze dierbare bestanden verliezen.
Met deze kenmerken in het achterhoofd worden ze voornamelijk aanbevolen voor mensen die slechts een kleine hoeveelheid documenten van de ene pc naar de andere moeten verplaatsen, zoals individuele gebruikers. Ze zijn minder geschikt voor bedrijven die een bepaalde hoeveelheid inhoud moeten verplaatsen. Als alternatief lijken geheugenkaarten sterk op USB-sticks, maar ze hebben een speciale sleuf nodig om te worden ingebracht en te functioneren.
Cloud-opslagplatforms
Moderne opslag omvat ook cloud-gebaseerde documentopslag, gebaseerd op onlineplatforms die de opslag en catalogisering van een groot aantal bestanden in datacentra over de hele wereld garanderen. Op deze manier is het bijzonder eenvoudig om ze te raadplegen vanaf bijna elk apparaat dat we bezitten, van computers tot smartphones, inclusief tablets, en ongeacht waar we ons op dat moment bevinden.
Het enige wat we nodig hebben is een internetverbinding, hoewel een groot nadeel de te maken kosten kunnen zijn, die variëren afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die we willen opslaan binnen deze nuttige en innovatieve diensten “in de wolken”. Cloud-platforms garanderen in elk geval een constante klantenondersteuning en een hoog niveau van beveiliging, waardoor onze gegevens en interessante documenten worden beschermd tegen aanvallen van buitenaf.
NAS (Network-attached storage)
NAS, wat staat voor Network-attached storage, is een dienst voor bestandsopslag op afstand die gebruik maakt van een specifiek protocol voor de opslag van gegevens. Om het eenvoudiger uit te leggen, kunnen we zeggen dat we te maken hebben met een apparaat dat op het netwerk is aangesloten en dat als functie heeft gebruikers toegang te geven tot een massageheugen, dat in de praktijk bestaat uit een of meer harde schijven, en dit te delen, binnen hun eigen netwerk of van buitenaf. Dit wordt gedaan door een of meer servers tegelijk te gebruiken. Het voordeel van deze methode ten opzichte van een gewone harde schijf is dat digitale documenten tussen meerdere apparaten tegelijk kunnen worden gedeeld, dankzij een voortdurend actieve internetverbinding.
SAN (Storage Area Network)
Het SAN, of Storage Arena Network, is een netwerk van blokopslagapparaten waarop meerdere gebruikers kunnen worden aangesloten. Dit digitale opslagsysteem, dat de laatste jaren populair is bij bedrijven, vervult grotendeels dezelfde functies als NAS, waardoor niet alleen grote aantallen documenten kunnen worden opgeslagen en beschermd, maar ook vanaf verschillende apparaten tegelijk rechtstreeks toegang kan worden verkregen. Het verschil zit hem in de iets hogere kosten in vergelijking met netwerk-attached storage, maar ook in de snellere toegang tot de opgeslagen gegevens.
Aanbevolen tools voor digitale opslag
Nu de basis is gelegd, kan men zich afvragen of er tools zijn die de opslag van digitale documenten vergemakkelijken. Naarmate de vraag toeneemt, is het aanbod uiteraard zeer gevarieerd en vertakt het zich in verschillende programma’s die zowel op Windows PC’s als op Apple Mac’s kunnen draaien. Elk van deze heeft zijn eigen kenmerken en eigenschappen, die we nu in detail zullen bekijken.
Dropbox
Dropbox is een van de populairste diensten voor de opslag van clouddocumenten. Hiermee kunt u uw documenten online opslaan en ze via internet synchroniseren op al uw apparaten, d.w.z. computers, smartphones en tablets. Het is heel eenvoudig te gebruiken: plaats de bestanden die u wilt opslaan en synchroniseren in de map van het programma en ze worden online opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd op al uw apparaten. De basisversie is gratis en biedt gebruikers 2 GB online opslagruimte, die kan worden uitgebreid via verschillende abonnementsformules, waaronder aangepaste formules voor professionals en bedrijven. Het belangrijkste voordeel voor gebruikers is dat alle documenten die worden geüpload vanaf andere computers en/of mobiele apparaten die met dezelfde account zijn aangemeld, worden gesynchroniseerd met het apparaat dat wordt gebruikt.
Evernote
Evernote is een van de belangrijkste oplossingen voor het maken en beheren van notities. Met zijn overzichtelijk archief dat in een oogopslag kan worden geraadpleegd, kunt u eenvoudige notities maken of complexere documenten van uiteenlopende aard beheren met behulp van de functie voor bijlagen. Het kan worden gebruikt op Windows, Mac en mobiele apparaten, zowel iOS als Android, en synchroniseert automatisch notities en bijlagen via een netwerkverbinding. Ook hier is er een gratis te downloaden basisversie, maar beperkt tot een bepaald aantal apparaten voor synchronisatie. Deze beperkingen kunnen natuurlijk worden opgeheven door te kiezen voor een betaald abonnementsplan. Alle aantekeningen worden geordend in notitieboeken, naar behoefte voorzien van diverse vrij leesbare aanvullende aantekeningen.
iDocument
We kunnen het niet hebben over programma’s voor het digitaal opslaan van documenten zonder een paar woorden te zeggen over iDocument. Dit is een programma dat alleen op macOS beschikbaar is en waarmee u documenten op Mac-computers gemakkelijk en ongelooflijk snel kunt organiseren en catalogiseren. Er is een gratis basisversie, die kan worden opgewaardeerd met verschillende opties door te kiezen voor de betaalde variant. In feite stelt het u in staat een echt digitaal archief te creëren dat altijd beschikbaar is, met een interface die sterk lijkt op de vertrouwde iTunes-interface. Zodra wij de documenten waarin wij geïnteresseerd zijn aan het programma hebben toegevoegd, kunnen wij ze zoeken op trefwoord met behulp van een speciaal zoekveld of door ze te filteren aan de hand van bepaalde parameters, zoals bijvoorbeeld titel of omvang.