Niet alleen menselijke gebruikers gebruiken SAP-systemen, maar ook een groeiend aantal digitale entiteiten, zoals systemen van derden of bots via interfaces. Nu wordt het licentiemodel geschikt gemaakt voor de toekomst.
SAP heeft een nieuw verkoop-, audit- en prijsmodel gepresenteerd dat bedoeld is om het zogenaamde “indirect gebruik” duidelijker te regelen. Tot nu toe was het licentiemodel voor SAP ERP gebaseerd op het aantal gebruikers, aldus SAP. Intussen vindt er echter steeds meer digitale toegang tot SAP-systemen plaats. In de toekomst zal een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de zogenaamde “menselijke toegang”, waarbij de vergunning wordt berekend op basis van het aantal (menselijke) gebruikers, en de “digitale toegang”. Het nieuwe SAP-model geldt zowel voor de digitale kern – SAP S/4HANA en SAP S/4HANA Cloud – als voor SAP ERP.
Deze digitale toegangen komen bijvoorbeeld uit systemen van derden (zoals Salesforce), uit de “Internet of Things”-omgeving van bots en andere “digitale toegangen die kunnen worden gelicentieerd op basis van de transacties/documenten die door het systeem zelf worden verwerkt”, aldus SAP.
Uniforme regelgeving in zicht
Andreas Oczko, DSAG-bestuurslid Operations/Service & Support en vice-voorzitter van het bestuur, verduidelijkt: “Er bestaan al tientallen jaren vergunningsregelingen voor indirect gebruik, maar termen en processen zijn in de loop der tijd verschillend geïnterpreteerd.” Toegang via systemen van derden – laten we als voorbeeld een bestelling via Salesforce nemen – was in het verleden dus ook aan kosten onderhevig, omdat “deze processen ofwel onder andere licenties vielen, ofwel moesten worden aangekocht – nu is een uniforme regeling in de maak, die ook een betrouwbare basis zal bieden met betrekking tot de snel toenemende toegang door bots of IoT-toepassingen”, aldus Oczko.
DSAG: een optioneel licentiemodel
Het dagelijks bestuur van de Duitstalige SAP-gebruikersgroep e. V. (DSAG) in Walldorf benadrukt: “Het is een optioneel licentiemodel, wat betekent dat geen enkele gebruiker wordt gedwongen erop over te schakelen.” Oczko legt uit: “In principe zijn er bepaalde documenttypes die worden gegenereerd in het kader van indirect gebruik. Afhankelijk van het specifieke contract wordt bijvoorbeeld de creatie van een miljoen van deze documenten – om er een cijfer op te plakken – betaald, en als het verder gaat, kunnen aanvullende vergunningen nodig zijn.”
Negen documenttypes
Er wordt een concreet onderscheid gemaakt tussen negen documenttypes, die ofwel met een factor 1 ofwel met een factor 0,2 worden gewogen wanneer zij via “digitale toegang” worden gecreëerd. Bij de berekening wordt een factor van 1,0 gebruikt:
- Verkoopdocumenten (bijvoorbeeld inkooporders)
- Factuurdocumenten (facturen)
- Inkoopdocumenten (aankopen)
- Service- en onderhoudsdocumenten (Wartungsaufträge)
- Manufacturing Documents (Prozessdokumente aus der Fertigung)
- Quality Management Documents
- Time Management Documents (Zeitwirtschaft)
Mit dem Faktor 0,2 fließen ein:
- Financial Documents (Finanzbelege)
- Material Documents (Materialwirtschaft)
SAP plant Messwerkzeuge zur Verfügung zu stellen, mit denen Kunden in die Lage versetzt werden, ihren eigenen User- und Lizenz-Verbrauch jederzeit selbst zu überwachen.
Unterlizenzierung wegen digitaler Zugriffe
Bestandskunden können wahlweise beim bisherigen Modell bleiben oder auf das neue dokumentenbasierte Preismodell wechseln – je nachdem, welches Modell besser zu ihren SAP- und Drittanwendungen passt. Er zullen ook conversieaanbiedingen komen om SAP-klanten te helpen bij de overstap van het bestaande naar het nieuwe prijsmodel.
Christian Klein, Chief Operating Officer en lid van de Raad van Bestuur van SAP SE: “In het licht van de digitale transformatie hebben we de uitdagingen van onze klanten rond sublicenties begrepen en hebben we daarom de nodige aanpassing doorgevoerd. Door een nieuw prijs- en licentiemodel te introduceren, zorgen we voor meer transparantie, voorspelbaarheid en consistentie voor onze klanten.”
Volgens SAP ontstaan er steeds weer meningsverschillen tussen klanten en SAP over hoe oudere contracten moeten worden geïnterpreteerd met betrekking tot de nieuwe digitale vereisten. Dit heeft soms een negatief effect op parallelle besprekingen over de aanschaf van nieuwe software. De organisatorische veranderingen aan SAP-zijde maken het nu mogelijk deze kwesties te scheiden en onafhankelijke besprekingen mogelijk te maken.
DSAG: Prijsmodel moet zich eerst bewijzen
Vanuit het oogpunt van de “gebruikerslobby” DSAG moet het nieuwe prijsmodel zich eerst in de praktijk bewijzen. Toch is het een goed begin om een oplossing te vinden die iedereen aanspreekt wat betreft licenties en indirect gebruik. Er moeten echter verdere stappen en aanpassingen volgen, volgens het standpunt van de DSAG. “Het nieuwe model is in principe interessant voor nieuwe klanten, maar in de praktijk moet blijken of het ook voor bestaande klanten economisch haalbaar is. Er zij op gewezen dat de nieuwe aanpak alleen betrekking heeft op licenties voor indirect gebruik en niet op het gehele licentiemodel.” Vanuit het oogpunt van DSAG is het in dit verband ook belangrijk dat SAP, indien nodig, individuele gesprekken voert met individuele afnemers om tijdig een levensvatbare en billijke oplossing te vinden voor indirect gebruik, rekening houdend met de oude contracten en de voorgeschiedenis. “Deze overeenkomsten moeten juridisch bindend zijn, duurzaam voor beide partijen, economisch zinvol en een streep onder deze kwestie zetten. De keuze tussen ‘alles blijft zoals het is’ en het nieuwe licentiemodel is niet in alle gevallen voldoende,” voegt Andreas Oczko toe.