Er zijn talrijke factoren die een belangrijke invloed hebben op de duurzaamheid van gegevensdragers. Volgens George Purrio, hoofd van het Europese technologiecentrum van opslagfabrikant Imation, gaat het onder meer om milieuomstandigheden. Afhankelijk van hoe goed of slecht de opslag is gedaan, kunnen bedrijfskritische gegevens ongeveer drie tot 100 jaar worden opgeslagen zonder informatieverlies, afhankelijk van het medium.
Volgens George Purrio, hoofd van het Europese informatiecentrum van Imation, hebben de fabricagekwaliteit, de omgevingsomstandigheden en de behandeling van media voor gegevensopslag een doorslaggevende invloed op hoe lang harde schijven, geheugenkaarten, USB-sticks, tapes of optische gegevensdragers daadwerkelijk meegaan. Productieprocessen en de gebruikte materialen zijn doorslaggevend. Purrio adviseert de voorkeur te geven aan merkproducten: “Merkfabrikanten maken gebruik van zeer uitgebreide test- en inspectieprocedures om de constant hoogste kwaliteit te garanderen.” Vaak voorkomende defecten, zoals delaminatie van het reflectoroppervlak of onjuiste opnamen, zouden bijna altijd wijzen op fabricagefouten.
Wat de opslag betreft, noemt hij vochtigheid en temperatuur als kritische variabelen: “Over het algemeen kan een schone, koele en droge omgeving van ongeveer 15 tot 20 graden Celsius bij 20 tot 30 procent relatieve vochtigheid worden aanbevolen voor lange archiveringsperioden van alle technologieën.”
De meest voorkomende fouten worden echter door de gebruikers zelf gemaakt bij hun dagelijkse omgang met de opslagapparatuur. Dit begint met het gebruik van de aandrijving, die vaak niet state of the art is. Regelmatige updates van de stations zijn echter onontbeerlijk om de opnamen op betrouwbare wijze op de gegevensdragers af te stemmen. Bovendien is de verificatie van de beschikbaarheid van informatie na de registratie een onontbeerlijke procedure. Purrio: “Deze stap wordt vaak verwaarloosd wegens tijdgebrek. Maar gegevens kunnen pas na lange tijd worden gelezen als ze van tevoren goed zijn vastgelegd.”
Als deze basisregels worden gevolgd en CD’s niet op de passagiersstoel van een auto worden rondgeslingerd, hebben gegevensdragers, zoals Purrio heeft ervaren, vaak een veel langere levensduur dan gemiddeld gebruikelijk is. Floppy disks uit de jaren 1970 zijn vandaag de dag nog steeds betrouwbaar leesbaar, ondanks een gemiddelde vervaltijd van ongeveer 18 jaar (volgens Imation). Volgens de gegevensopslagproducent zijn ROM-media (alleen-lezen geheugen) het duurzaamst. Deze media zouden tot honderd jaar onbeschadigd kunnen blijven, terwijl bijvoorbeeld herschrijfbare Blu-ray-media een betrekkelijk korte levensduur van maximaal tien jaar hebben.