Technologie alleen maakt nog geen digitale transformatie

Volgens een onderzoek van Atlassian hebben bedrijven tekortkomingen in het juiste gebruik van hun geïmplementeerde IT-oplossingen. De grootste hindernis voor hen om dit probleem aan te pakken is het onvermijdelijk hoge tijdsbeslag. Maar het lukt ook niet vanwege de kosten en de verantwoordelijkheid.

In de Collaboration Maturity Survey van Atlassian is 53 procent van de kantoormedewerkers het erover eens dat bepaalde tools die samenwerking, projectmanagement of communicatie bevorderen, een belangrijke bijdrage leveren aan het verbeteren van de bedrijfscultuur. Tegelijkertijd gaat 48 procent van de ondervraagde IT-besluitvormers ervan uit dat zij in staat zijn geweest eersteklas software in hun IT-landschap te implementeren, maar het gevoel hebben dat deze niet doeltreffend wordt gebruikt. Tegelijkertijd ontbreekt het veel bedrijven, volgens de ondervraagde IT-besluitvormers, aan tijd (38%) om holistische aanpassingen en herstructureringen door te voeren. Voor 35 procent van de ondervraagde IT-besluitvormers speelt ook de kostenfactor hier een rol. 32 procent zegt dat de verantwoordelijkheden voor dergelijke veranderingen niet duidelijk geregeld zijn.

“Wil een implementatie van IT-oplossingen succesvol zijn, dan moeten IT-besluitvormers bereid zijn om meer te investeren dan alleen de pure aanschafkosten. Ondanks krappe tijdschema’s voor de besluitvorming en complexe uitdagingen in de onderneming, zijn investeringen in het effectieve en efficiënte gebruik van een oplossing van essentieel belang. Tijd- en kostenbesparingen op dit gebied kunnen op lange termijn negatieve effecten hebben,” verklaart Felix Kugler, Manager Channel DACH en Oost-Europa bij Atlassian. “Bij diverse besluitvormers leeft de verwachting dat de download van software het einde van het project betekent. In werkelijkheid is de implementatie echter nog maar het begin, want de software moet ook actief worden gebruikt. Wie bespaart op een goede voorbereiding en gewenning veroorzaakt uiteindelijk nog hogere kosten, neemt onnodig veel tijd in beslag en zorgt zo alleen maar voor frustratie aan alle kanten”,

Digitalisering vereist ook een cultuuromslag

38 procent van de IT-beslissers zegt dat de huidige processen in hun bedrijf (de neiging hebben) niet mee te gaan met de moderne toolset. Dit wijst erop dat digitale oplossingen alleen niet voldoende zijn om een toekomstbestendige werkplek te creëren. In plaats daarvan moeten investeringen in moderne technologie gepaard gaan met een relevante culturele verandering, legt Atlassian uit.

Om een dergelijke ontwikkeling op gang te brengen en te stimuleren, moeten bedrijven hun processen aanpassen om rekening te houden met de werkrealiteit van elke individuele werknemer. Om het meeste potentieel te halen uit een gedistribueerd personeelsbestand binnen beperkte werkuren, moet elke werknemer flexibel zijn over zijn werk en dit efficiënt kunnen verdelen. Het werk van de collega’s mag daar echter niet onder lijden: Synchrone en asynchrone digitale samenwerking vereist een hoge mate van transparantie, zodat het hele team een overzicht heeft van de status quo en de voortgang, en de mogelijkheid heeft om informatie te delen en efficiënt met elkaar te communiceren. Deze mening wordt ook gedeeld door de ondervraagde kantoormedewerkers: 74 procent ziet een voordeel voor de bedrijfscultuur in een geavanceerde IT-infrastructuur. Een deel van de IT-besluitvormers heeft dit probleem al onderkend en in de afgelopen twaalf maanden geïnvesteerd in samenwerkingsinstrumenten voor projectbeheer (45%) en kennisbeheer (31%). Om de digitale samenwerking transparanter te maken en aanzienlijk te verbeteren, zouden zij graag veranderingen in hun bedrijf op gang brengen – waaronder de aankoop van instrumenten voor kennis- (31 %) en projectbeheer (28 %) en videoconferenties (26 %).